La Conservazione a norma, detta anche Sostitutiva, è stata resa obbligatoria con l’introduzione della fatturazione elettronica, ma sono ancora poche le aziende che vi fanno ricorso sistematicamente per conservare anche altri tipi di documenti a valenza fiscale, nonostante la legge lo consenta e i benefici della digitalizzazione dei documenti aziendali siano sempre più evidenti.
Facciamo una premessa: cosa si intende con Conservazione a norma?
Si tratta dell’iter informatico che consente di proteggere, custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale aziendale.
E’ quindi quel processo che garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle vigenti Linee Guida AgID.
L’efficacia probatoria della conservazione a norma viene attestata con la sottoscrizione elettronica, garantita dall’impronta di hash e dalla firma digitale, e l’apposizione della marca temporale.
Veniamo ora ai benefici: Quali sono i principali vantaggi?
Portare in Conservazione Digitale i documenti contabili a valenza fiscale è un trend destinato a crescere ulteriormente poiché la pratica comporta evidenti benefici e vantaggi. Eccone solo alcuni:
- Risparmio di tempo: tempo di stampa, tempo di fotocopie, tempo di archiviazione, tempo prezioso di collaboratori che potrebbero impegnare quel tempo su attività di maggior valore;
- Risparmio di costi: carta stampata, fotocopiata e archiviata. Se il documento nasce digitale con la conservazione digitale a norma non serve nemmeno fare una stampa, viceversa se il documento nasce cartaceo dovrò fare una scansione e poi affidarmi alla conservazione sostitutiva, ma l’originale posso comunque restituirlo al cliente;
- Risparmio di spazi fisici: di armadi, di magazzini dove stoccare faldoni di archivi, di folder per l’archiviazione cartacea e quintali di cartelline per i vari fascicoli cliente;
- Risparmio ambientale: la riduzione massiccia dell’uso della carta porta un immediato e tangibile beneficio in tal senso;
- Protezione nel tempo e sicurezza dei tuoi documenti: addio a documenti obsoleti, via via deteriorati e difficilmente leggibili, magari archiviati in ambienti umidi o a rischio incendio o alluvione;
- Accessibilità immediata dei documenti: non più sconsolanti ricerche nei meandri degli archivi;
- Esibizione online a norma alle autorità di controllo: anche nel caso di controlli, si può risparmiare tempo prezioso esibendo direttamente online.
Cosa può essere conservato a norma?
Come premesso, le fatture non sono gli unici documenti che si possono portare in conservazione. Dal punto di vista normativo oggi è tranquillamente possibile Conservare Digitalmente pressoché tutti i documenti fiscali e amministrativi, senza rischio di incorrere in criticità derivanti dall’interpretazione delle diposizioni normative.
Alcuni esempi di documenti che si possono conservare a norma?
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- Area amministrativa: libro giornale, bilancio d’esercizio, registri Iva acquisti e vendite, libri sociali, libro cespiti, documenti civilistici, dichiarazioni fiscali, attestati di rischio;
- Area logistica: DDT, avvisi di consegna, CMR, documenti doganali;
- Area paghe e HR: note spese e giustificativi, ricevute fiscali e scontrini, LUL, CU, buste paga, altri documenti risorse umane;
- Area commerciale e acquisti: contratti commerciali, ordini, conferme d’ordine.
In conclusione
Le aziende e gli studi professionali spendono molto per la gestione dei propri archivi fisici, non solo in termini di costi e tempi di stampe e fotocopie, ma ancor di più per la predisposizione e il mantenimento di spazi fisici in cui ospitare armadi e magazzini destinati ad archivio: il digitale e la conservazione sostitutiva a norma permettono davvero di cambiare modo di lavorare.
Oggi la digitalizzazione consente di velocizzare processi manuali, ridurre errori umani e liberare risorse, sia umane sia economiche.
La soluzione che Pellegrini SpA offre per la gestione ottimale del processo di conservazione a norma è Arxivar, la piattaforma certificata AGID (Agenzia per l’Italia Digitale), nonchè ISO27001, leader in Italia nella Gestione digitale dei processi aziendali e nella Gestione Documentale.